1on1で「何か困っていることはありますか」と聞く。でも、言葉はあまり出てこない。
そこで、もう少し具体的に聞いてみる。それでも、返ってくる言葉が続かない。
沈黙が気まずくなって、こちらから話し始める。
この記事では、その状態を自分で見つける方法と、沈黙を埋めずに済ませるための備え方を書きます。上司の話す量は、面談の技術ではなく、事前の準備で決まります。
1on1で上司が話しすぎているかは、メモを見れば分かる
自分がどれくらい話しているかは、話している最中には分かりません。
確かめる方法があります。メモに、相手の発言が残っているかを見ることです。
1on1の最中にメモを取っていれば、面談の途中でも確認できます。時間が経っているのに、相手の言葉として書いたものがほとんどない。そのときは、こちらが話している時間のほうが長くなっています。
録音して測るような話ではありません。手元の紙を見るだけで足ります。
1on1で、気づけば私ばかりが話していました
あるリーダーとの1on1でのことです。
月次会議で、担当しているKPIの見直しを指示していました。その次の1on1でした。
「何か困っていることはありますか」と聞いても、あまり出てきません。そこで、具体的に聞くことにしました。
「KPIの見直しは順調ですか」
ところが、どのように見直すつもりなのかまでは聞き出せませんでした。
私は、具体例を挙げるつもりで話し始めました。そのまま、話が長くなっていきました。
1on1は、メモを取りながら進めています。
時間は経っていて、会話もしている。それなのに、メモにはリーダーの発言がほとんど書けていませんでした。
そこで、自分ばかりが話していると気づきました。
振り返ると、8割以上は私が話していたと思います。
そして、残りの2割も、リーダーが自分の考えを話せる時間にはなっていませんでした。
「特にありません」と言われたときに、聞き方を変えて話を引き出すところまでは、こちらで書いています。今回はその先で起きたことです。
▷【関連記事：1on1で「特にありません」と言われたとき、上司が最初に見直したいこと】
考えさせる場のつもりが、個別の指示の場になっていた
なぜ話し始めてしまったのか。
個室で二人きりになり、どちらも話さないまま時間が過ぎていく。その時間が、私には居心地が悪かったのです。
何か話さなければと思い、自分が正しいと思う方向へ、こちらから話を誘導しようとしていました。
話が出てくるまで待つことも、話しやすいように言葉を引き出すことも、できていませんでした。
その結果どうなったか。部下に考えさせるつもりで作った場が、個別の指示の場に変わっていました。
会議で指示を出し、1on1でも指示を出す。それでは、場所が変わっただけです。考える機会は、どこにも残りません。
1on1を増やしても、上司が話している限り、社員が考える時間は増えません。
沈黙は、その場の気合いでは待てない
では、黙って待てばよいのか。
私には、ただ黙って待つことができませんでした。沈黙が気まずいと感じる場面で、気持ちだけで待つのは難しいと思います。
そこで私がやったのは、待つことを紙に書いておくことでした。
1on1の進行台本に、こういう趣旨の一文を入れています。
「質問をしたあと、沈黙があってもすぐに話さない」
沈黙になったときは、その一文を見ます。そして、心の中で復唱します。
やっていることは、これだけです。ただ、その場で判断しなくて済むようにしておくことが効きました。気まずさに耐える力ではなく、手元にある紙の問題にしたということです。
聞き方も、事前に用意しておく
待つのと同時に、聞き方も変えました。
質問の範囲を絞ります。「困っていることはありますか」ではなく、抱えている案件を一つずつ挙げて、その案件について聞く。
答えの形を限定して聞きます。「どう思いますか」ではなく、「進めにくい理由は何だと思いますか」と聞く。
どちらも、その場で思いつくものではありません。面談の前に書き出しておくものです。
それで、うまくいったのか
以前よりは、話を聞き出せるようになりました。
ただし、まだ十分ではありません。
自分で考えさせきれていないと感じる回があります。いまも私が話しすぎているのだと思います。
うまくいっていないことを書いているのは、ここが一度で直る類のものではないからです。聞き方を変えれば翌月から変わる、というものではありませんでした。
それでも、自分が話しすぎていると気づける状態になったことが、以前との違いです。気づかないまま続けていた頃は、1on1をやっている事実だけが積み上がっていました。
まとめ｜面談の技術ではなく、手元の準備の問題
1on1で上司が話しすぎるのは、聞く技術が足りないからではありません。聞き出せなかったときに、どうするかを決めていないからです。
確かめ方と、備え方をまとめます。
メモに相手の発言が残っているかを見る
↓
沈黙で話し始めないための一文を、台本に書いておく
↓
聞く案件を絞る。答えの形を限定して聞く
次の1on1のあと、手元のメモを見返してみてください。そこに相手の言葉がどれだけ残っているかが、その日の話す割合です。
1on1は、会議との役割分担から定着まで、4つの段階で見直せます。全体像はこちらで整理しています。
▷【関連記事：1on1を導入したのに機能しないとき、どこから見直すか｜4つの段階】
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